Không Lo Thất Lạc: Hướng Dẫn Tracking Hàng Trung – Việt Từng Ngày

“Gửi rồi mà không biết hàng đang ở đâu” là câu nói phổ biến nhất từ các chủ shop khi mới bắt đầu nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam. Trong khi đó, việc theo dõi đơn hàng ( tracking ) không chỉ giúp bạn yên tâm, mà còn là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch bán hàng, chuẩn bị đóng đơn hoặc cảnh báo sớm nếu có rủi ro. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển Trung – Việt một cách hiệu quả.

1. Tại sao tracking đơn hàng là cần thiết?

Tracking đơn hàng là không thể thếu trong vận chuyển Trung Việt

Không giống như mua hàng nội địa, việc nhập hàng từ Trung Quốc cần thời gian vận chuyển qua nhiều chặng: nội địa Trung – kho trung chuyển – cửa khẩu – vận chuyển về Việt Nam – phát hàng. Trong mỗi chặng, nếu không có cập nhật trạng thái, bạn sẽ không biết:

• Hàng đã đến kho Trung Quốc chưa?
• Đã được chuyển đi Việt Nam chưa?
• Có bị giữ lại do kiểm hàng, kẹt biên, hay thất lạc không?
• Bao lâu nữa hàng mới về đến tay?

Nếu không có hệ thống tracking rõ ràng, bạn chỉ có thể “chờ đợi mù mờ” và bị động hoàn toàn

2. Các hình thức tracking phổ biến hiện nay

Hiện nay, các đơn vị vận chuyển chuyên tuyến Trung – Việt thường hỗ trợ 3 hình thức tracking:

• Tracking qua mã vận đơn: Khi bạn đặt hàng hoặc khi hàng về kho Trung Quốc, bạn sẽ được cung cấp mã vận đơn. Truy cập website/logistics app để tra cứu trạng thái.
• Tracking qua link riêng (Google Sheet, App nội bộ): Một số đơn vị như Gia Ân có hệ thống quản lý riêng, khách chỉ cần click link (được gửi qua Zalo/SMS) là theo dõi được toàn bộ lịch sử vận chuyển của đơn hàng.
• Tracking tự động qua Zalo/SMS: Cập nhật được gửi định kỳ theo thời gian thực, khách không cần tra mà vẫn nắm rõ tiến trình.

Mỗi hệ thống sẽ có giao diện khác nhau nhưng về bản chất, các trạng thái chính bạn cần nắm là:

• Đã nhận hàng tại kho Trung Quốc
• Đã đóng kiện – chờ vận chuyển
• Đã xuất biên – đang về Việt Nam
• Đã đến kho Việt Nam – chuẩn bị giao
• Đã giao thành công

3. Rủi ro khi không có hệ thống tracking minh bạch

Tracking cho biết được hàng hóa của bạn cụ thể đang ở đâu

• Bị động trong thời gian nhận hàng: Không biết bao giờ hàng về, không kịp chuẩn bị cho khách hoặc kế hoạch bán.
• Không kiểm soát được sự cố: Nếu đơn bị hư hỏng/thất lạc mà không có tracking, bạn không biết giai đoạn nào xảy ra vấn đề, không có bằng chứng để khiếu nại.
• Bất đồng thông tin giữa 2 bên: Khách hỏi, bên vận chuyển chưa kiểm tra được do không có hệ thống – dẫn đến kéo dài thời gian phản hồi, gây mất niềm tin.

4. Câu chuyện thực tế: tracking giúp phát hiện hàng sai trước khi quá muộn

Một shop nhập đèn ngủ cảm ứng – mỗi thùng gồm 20 cái. Khi tracking đơn qua Zalo, shop phát hiện kiện hàng chỉ nặng 3kg (thay vì gần 10kg như dự kiến). Báo lại kho Trung Quốc, mới phát hiện nhà cung cấp giao thiếu số lượng. Nhờ có tracking sớm, shop yêu cầu xử lý ngay trước khi hàng xuất biên.

5. Gia Ân Logistics – Hệ thống tracking riêng biệt cho từng khách hàng

Tại Gia Ân, mỗi khách hàng được gán mã riêng và có hệ thống quản lý đơn tự động. Với mỗi đơn hàng, khách được:

• Gửi mã tracking ngay khi kho nhận hàng tại Trung Quốc
• Theo dõi được tiến trình hàng qua link Google Sheet (cập nhật 2 lần/ngày)
• Có cảnh báo nếu hàng chậm hơn thời gian tiêu chuẩn
• Có thể hỏi trực tiếp nhân sự phụ trách nếu cần đối chiếu thông tin
• Dễ dàng đối chiếu lại quá trình vận chuyển khi có khiếu nại

Gia Ân hiện hỗ trợ:

• Tracking qua Zalo với cú pháp đơn giản
• Giao diện riêng nếu khách có nhiều đơn trong ngày
• Lưu lịch sử đơn hàng để dễ tra cứu trong 3–6 tháng

6. Gợi ý cách sử dụng tracking hiệu quả cho người bán

• Lập file theo dõi bán hàng gắn với mã tracking để chuẩn bị gói đơn sớm
• Cảnh báo khách sớm nếu thấy đơn có dấu hiệu chậm, tạo niềm tin và minh bạch
• So sánh thời gian giao thực tế với cam kết để đánh giá năng lực đơn vị vận chuyển

Nhắn ngay Zalo Gia Ân để xem hệ thống hoạt động như thế nào và trải nghiệm ngay từ hôm nay!

• Hotline:0932327177
• Facebook: https://www.facebook.com/vantaigiaan
• Website: https://logisticsgiaan.com/